Bij Payroll Professionals zijn we altijd op zoek naar verbeteringen in het proces. Dat is dan ook de reden dat we sinds kort zijn overgestapt naar e-UUR, een online portal voor de urenregistratie van payroll medewerkers. Met de invoering van e-UUR hoeven de uren niet meer genoteerd te worden op een urenbriefje. In plaats daarvan kunnen payroll medewerkers hun uren digitaal doorgeven om vervolgens door de leidinggevende / verantwoordelijke geaccordeerd te worden. In dit blog vertellen we je meer over (de voordelen van) e-UUR en wat er in de komende tijd precies gaat veranderen of al veranderd is.
Gefaseerd overstappen
De overstap op e-UUR gebeurt in fases. Dat betekent dat we niet alle klanten tegelijk overzetten op e-UUR, maar dat we dit stap voor stap doen. Dat is voor jou als klant prettiger, aangezien we bij het overstappen van jouw organisatie dan alle tijd hebben om vragen van jou en je medewerkers te beantwoorden. Op die manier houden we het overzicht en zorgen we er voor dat de overstap gedegen en zo vlekkeloos mogelijk gebeurt.
De voordelen voor medewerkers
Het grote voordeel van e-UUR voor payroll medewerkers is dat ze heel gemakkelijk kunnen inloggen in de e-UUR portal met hun gebruikersnaam en wachtwoord. Vervolgens is het een kwestie van uren invullen en opslaan. De persoon die verantwoordelijk is voor het accorderen van de uren krijgt dan een mailtje dat er weer een ‘urenbriefje’ klaar staat. Geen gedoe meer met foutgevoelige papieren urenbriefjes, maar snel online doorgeven en accorderen.
De voordelen voor inleners
Naast dat de urenregistratie door e-UUR wordt vergemakkelijkt, kun je met het programma ook alle benodigde documenten zoals loonstroken, arbeidsovereenkomsten en identiteitsbewijzen online met elkaar delen. Een ander groot voordeel is dat je direct managementrapportages kunt opvragen in e-UUR. Zo kun je op ieder moment een overzicht ophalen van het aantal gewerkte uren.
Binnen e-UUR kun je verschillende mensen verantwoordelijk maken voor het accorderen van uren. Dat is fijn, want op die manier kun je dit per afdeling inregelen binnen je organisatie. Diegene die de uren accordeert ontvangt een mailtje op het moment dat er uren zijn ingevoerd door (een van) de medewerkers. Zo mis je nooit een invoer en kun je eenvoudig reageren, doordat de link naar e-UUR in het mailtje wordt meegestuurd. Bovendien kun je de uren accorderen waar en wanneer je maar wilt, doordat de software overal toegankelijk is middels een gebruikersnaam en wachtwoord. Of je nu thuis werkt, onderweg bent of op kantoor werkt.
De software van e-UUR kent verschillende mogelijkheden. Zo kun je de medewerkers hun uren laten invullen, maar je kunt ook de regie houden door de uren te laten invullen door de accordeerder(s). Net wat je prettig vindt. Ook kun je zelf kiezen wie welke rechten krijgt; de ene medewerker mag de urenbriefjes bijvoorbeeld alleen inzien, de ander mag ze accorderen en weer een ander mag ook gebruikers toevoegen en verwijderen (waarschijnlijk ben jij dat zelf).
Hoe stel je e-UUR in voor jouw organisatie?
De software van e-UUR is zeer gebruiksvriendelijk. Als inlener dien je een aantal stappen te doorlopen om het voor jouw organisatie zo gemakkelijk mogelijk te maken.
- Ga naar www.payrollprofessionals.flexportal.eu en log in met je gebruikersnaam en wachtwoord.
- Heb je een grotere organisatie, dan kun je per afdeling accordeerders aanmaken. Dat houdt in dat meerdere mensen de uren van de medewerkers binnen je organisatie accorderen. In organisaties waar het afdelingshoofd, de manager of de chef dat doet, is dat wel zo gemakkelijk. Gebruikers toevoegen en verwijderen doe je onder de knop ‘beheer’.
- De accordeerders ontvangen een eigen gebruikersnaam en wachtwoord, waarmee ze kunnen inloggen in de e-UUR portal. Daar kunnen ze de online ingevulde urenbriefjes van de medewerkers goed- en afkeuren.
Op het moment dat jouw organisatie overgaat op e-UUR, dan informeren we je daar natuurlijk vroegtijdig over. Zo sturen we een uitgebreide handleiding waar alle functionaliteiten in staan beschreven. Heb je nog vragen over de overstap naar e-UUR of kom je er niet helemaal uit? Het team van Payroll Professionals zit voor je klaar om alle vragen te beantwoorden van zowel jou als je medewerkers.
